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Opportunité
Tu es à l’aise avec les outils informatiques et les tâches administratives ? Accueillant(e), organisé(e) et orienté(e) vers le service à la clientèle, tu aimes offrir une expérience positive et efficace à chaque visiteur ou appelant ?
Si cela te ressemble, nous avons besoin de tes talents ! Postule au poste de réceptionniste et joins-toi à notre équipe pour faire partie d’un employeur pas comme les autres !
Ton profil
- Diplôme d’études secondaires ;
- Attitude amicale et professionnelle, jumelée à d’excellentes aptitudes en communication et à un sens du service développé ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Minutie et rigueur, combinées à de fortes habiletés organisationnelles et de gestion du temps ;
- Débrouillardise, capacité à travailler de façon autonome et bon jugement ;
- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Teams, Outlook, Powerpoint)
Autres compétences requises (atout):
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en comptabilité
- Bilinguisme (français/anglais)
Principales tâches et responsabilités :
Tâches administratives journalières :
- Accueillir les visiteurs et les clients, répondre aux appels téléphoniques et les acheminer vers la personne concernée (via Teams ou directement au poste de l’employé) ;
- Consigner les informations des appels dans les fichiers Excel ;
- Créer les billets de service (tickets) pour les demandes de support provenant des appels ;
- Recevoir et distribuer les colis et le courrier ;
- Effectuer les encaissements selon les relevés de dépôt.
Tâches administratives hebdomadaires :
- Produire les rapports des comptes en souffrance et reporter les données dans le fichier des comptes recevables;
- Préparer la facturation hebdomadaire;
- Assurer les suivis de recouvrement par courriel ou, au besoin, par téléphone, et consigner les actions dans le fichier de suivi ;
- Effectuer la saisie des factures fournisseur ;
- Générer les rapports hebdomadaires des feuilles de temps ;
- Gérer et concilier la petite caisse.
Tâches administratives mensuelles :
- Créer le ficher et faire les entrées des suivis des dépenses reliées aux cartes de crédit ;
- Effectuer la saisie des heures de formation ;
- Produire le rapport mensuel des feuilles de temps ;
- Préparer la facturation mensuelle.
Autres tâches :
- Préparer et afficher les messages de bienvenue pour les partenaires et les nouveaux employés ;
- Aménager le poste de travail des nouveaux employés lors de leur arrivée ;
- Procéder aux achats de matériel requis pour le service technique ;
- Assurer l’approvisionnement et effectuer l’inventaire des fournitures de bureau ;
- Effectuer les réservations de salles pour les employés ;
- Effectuer les réservations d’hôtel lors des visites chez les partenaires ;
- Contacter le service de maintenance de l’immeuble en cas de bris;
- Toute autre tâche connexe.
Sprachkenntnisse
- French
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