Adjoint(e) administratif(ve)

Le ou la titulaire du poste soutient lexécution du projet en tenant à jour des dossiers précis, en coordonnant les réunions et les communications, et en apportant son aide à la planification, au suivi et à létablissement de rapports, afin que les exigences du projet et les engagements contractuels soient respectés et correctement consignés dans les dossiers de lentreprise. Ladministrateur de projet travaille en collaboration avec léquipe de projet intégrée (IPT), les équipes fonctionnelles de Davie et les parties prenantes internes/externes afin de permettre une exécution efficace du projet.
Responsabilités :
Gestion des documents et de linformation
Collaborer avec le service de contrôle des documents pour sassurer que les documents sensibles du projet sont traités et stockés conformément aux normes de lentreprise.
Préparer, mettre en forme et organiser les documents DWP/de projet, y compris les livrables, les procédures, les demandes de modification/ordres de modification, les instructions et les comptes rendus de réunion.
Tenir à jour la correspondance et les dossiers du projet de manière précise et exhaustive ; numériser, classer et archiver les documents selon les besoins.
Tenir à jour les tableaux de suivi pour le DWP attribué, y compris les engagements, les livrables, les actions à mener et les réponses (par exemple, les contributions liées aux demandes dinformations/appels doffres, le cas échéant).
Contribuer à la mise à jour de lorganisation du projet/DWP et des listes de parties prenantes/contacts, selon les besoins.
Veiller à ce que les systèmes de contrôle interne et les modèles standard soient utilisés à toutes les étapes du DWP, conformément aux normes de lentreprise.
Fournir régulièrement des informations sur létat davancement au chef de projet et au coordinateur de programme (par exemple, actions, décisions, livrables) afin de faciliter le suivi et le reporting du projet.
Organiser et tenir à jour les référentiels dinformations du DWP/projet (par exemple, SharePoint, M-Files) pour garantir un accès efficace et la traçabilité.
Faciliter lutilisation efficace de Microsoft Teams pour la collaboration sur le DWP, y compris lorganisation des canaux et des fichiers ainsi que la logistique des réunions.
Soutenir le suivi des actions/tâches dans Microsoft Planner (ou un outil équivalent) pour le DWP attribué.
Soutien administratif et bureautique
Assister le chef de projet et le coordinateur de programme assignés, selon les besoins, notamment en matière de coordination administrative liée au suivi des coûts, à la planification, aux normes/spécifications, aux politiques et procédures de lentreprise, ainsi quaux exigences contractuelles applicables.
Accomplir dautres tâches qui pourraient être demandées de temps à autre par les membres de léquipe de gestion du programme/projet.
Organiser laccès au site/bâtiment selon les besoins pour les personnes visitant/rejoignant le CDCI.
Coordonner les tâches destimation pour les projets ponctuels de réparation navale.
Coordination des réunions et des événements
Planifier, coordonner, soutenir et assister aux réunions de programme/projet selon les instructions, et, le cas échéant, rédiger les comptes rendus de réunion et consigner les mesures à prendre.
Organiser la restauration pour les événements liés au programme ou au projet, selon les besoins.
Gérer lagenda du chef de projet afin déviter les doubles réservations et de réserver des plages horaires dédiées à la concentration.
Coordination des déplacements et de la logistique
Coordonner larrivée des visiteurs, la fourniture dEPI et la formation à la sécurité pour les nouveaux sous-traitants.
Assistance informatique et technique
Soutien à léquipe et communication
Fournir un soutien administratif quotidien au chef de projet désigné afin de permettre une planification, une coordination et une exécution efficaces du DWP.
Assurer la coordination avec les membres de lIPT et les équipes fonctionnelles afin de faciliter la circulation rapide de linformation, le suivi des tâches et la remontée des problèmes, conformément aux instructions du chef de projet/coordinateur de programme.
Identifier les besoins en matière de prise de décision rapide, maintenir le contact avec les principales parties prenantes et contribuer à lever les obstacles administratifs afin de permettre la poursuite des activités du DWP.