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Mission
L'adjoint(e) administratif(ve) assure un rôle central de soutien administratif, organisationnel et logistique auprès de la direction, de l'équipe et de la clientèle. Il/elle contribue au bon fonctionnement quotidien de l'organisation et à la qualité de l'accueil, en assurant une gestion rigoureuse des communications, des outils et des processus administratifs. Il/elle agit comme point de contact clé et facilitateur organisationnel, et contribue à la fluidité des opérations et à l'atteinte des résultats organisationnels.
Pourquoi nous rejoindre ?-
Semaine de 35 h avec flexibilité d'horaire et possibilités d'aménagement (gestion du temps et reprise des heures basée sur la confiance).
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12 jours de congés personnels (maladie + mobiles) gérés avec autonomie.
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13 congés fériés par année + fermeture complète payée du bureau pendant le temps des Fêtes (~10 jours).
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Congé anniversaire et congé pour implication bénévole.
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Vacances progressives bonifiées (jusqu’à 12 %) .
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Régime d’assurances collectives accessible rapidement (admissible après 1 mois) avec partage des coûts.
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Contribution de l’employeur à un régime d’épargne-retraite (REER).
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Budget de formation annuel (jusqu’à 2 % du salaire, cumulable).
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Congé de ressourcement professionnel dédié à la prévention de l’épuisement et à la santé mentale.
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Bureau 100 % présentiel, facile d'accès (Métrobus 801, axes Henri-Bourassa/Louis XIV) avec stationnement gratuit.
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Accueil, service à la clientèle et communications (50 %) : Accueillir les visiteurs et offrir une première expérience professionnelle et chaleureuse; Répondre aux appels, courriels et demandes d'information; Orienter la clientèle vers les services appropriés; Assurer la gestion du courrier entrant et sortant; Maintenir à jour les outils de communication interne et externe.
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Soutien administratif à la direction et à l'équipe (30 %) : Préparer, mettre en page et organiser des documents administratifs; Soutenir la gestion des agendas, rencontres et salles; Assurer le classement et l'archivage des documents; Mettre à jour les bases de données et systèmes administratifs; Soutenir les différents services dans leurs besoins administratifs.
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Soutien aux opérations et à la logistique (10 %) : Gérer les fournitures et le matériel de bureau; Assurer la préparation et le bon fonctionnement des espaces de travail; Soutenir l'organisation d'activits ou de rencontres; Contribuer à la fluidité des opérations quotidiennes.
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Soutien administratif de base en gestion financière (10 %) : Effectuer des tâches de comptabilité de base (facturation, dépôts, suivis); Préparer et compiler des rapports de dépenses; Soutenir la gestion administrative financière sous la supervision de la direction (avec une évolution à moyen terme vers la gestion des paies hebdomadaires et des comptes fournisseurs).
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Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou formation équivalente.
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Expérience pertinente en soutien administratif ou service à la clientèle.
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Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et des outils comme Planner.
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Aisance ou intérêt à apprendre le système de paie, Excel avancé et les logiciels clients (LGSAT, SIP).
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Excellente maîtrise du français oral et écrit.
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Rigueur, sens de l'organisation, autonomie, sens de l'initiative et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement dynamique.
Sprachkenntnisse
- French
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