Coordinator, Project Procurement

À titre de coordonnateur(trice) des approvisionnements, vous travaillerez de façon autonome afin d’assurer l’exécution efficace et en temps opportun des projets en coordonnant les activités, en gérant les ressources et les lots de travaux, et en veillant à la livraison, dans les délais prescrits, de toutes les informations fournies par les fournisseurs (VFI), ainsi que des matériaux, documents et équipements requis.
Ce poste exige des communications régulières avec les fournisseurs, un suivi rigoureux des bons de commande (BC) et la coordination des échéanciers de livraison afin de respecter les délais des projets. Vous soutiendrez l’équipe de projet de la chaîne d’approvisionnement dans le suivi des livrables des sous-traitants et dans la gestion proactive de tout retard potentiel pouvant survenir au cours de l’exécution des projets.

Plus précisément, vous devrez :

• Communiquer régulièrement avec les fournisseurs afin de confirmer les calendriers de livraison, résoudre les problèmes et vous assurer que les informations fournisseurs requises (VFI), les sous-contrats, les matériaux et les équipements sont obtenus conformément aux exigences du projet et de son échéancier.
• Assurer le suivi des bons de commande en cours afin de garantir que tous les matériaux et équipements sont commandés dans les délais prévus. Effectuer les suivis nécessaires auprès des fournisseurs en cas de retard et prendre les mesures correctives appropriées.
• Coordonner avec les fournisseurs la livraison ponctuelle des matériaux et des équipements, tout en maintenant un calendrier à jour aligné sur les échéanciers du projet.
• Surveiller continuellement l’avancement des travaux et veiller au respect des échéanciers et des livrables du projet, y compris la documentation. Informer le gestionnaire de projet des progrès réalisés et signaler tout retard potentiel ou problème lié à la chaîne d’approvisionnement.
• S’assurer que les systèmes sous-traités, les matériaux et la documentation sont livrés aux bons endroits et dans les délais requis, tout en gérant les enjeux liés à l’inventaire ou aux retards des fournisseurs.
• Agir comme point de contact entre les équipes internes de la chaîne d’approvisionnement, les équipes de projet (PMO), les fournisseurs et les sous-traitants afin d’assurer l’alignement sur les exigences et les échéanciers de livraison.
• Gérer les problèmes liés aux fournisseurs ou aux livraisons, tels que les expéditions en retard, les marchandises endommagées ou les écarts de commande, et mettre en œuvre des solutions pour maintenir le bon déroulement de la chaîne d’approvisionnement et du projet.
• Tenir à jour des dossiers précis de toutes les communications, commandes et livraisons. Fournir régulièrement des mises à jour sur l’état des bons de commande, les suivis fournisseurs et les risques de retard aux gestionnaires de la chaîne d’approvisionnement et de projet.
• Veiller à ce que toutes les ententes avec les fournisseurs, les livraisons et les activités d’approvisionnement soient conformes aux politiques de l’entreprise et aux réglementations de l’industrie.

Qualifications 

• Baccalauréat en administration des affaires, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en gestion de projet ou dans un domaine connexe.
• De un à trois ans d’expérience en coordination de projets, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou en logistique, incluant une expérience spécifique dans la gestion des relations fournisseurs et le suivi des bons de commande.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
• Maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste puisque vous serez appelé(e) à interagir avec des fournisseurs, des intervenants ou des clients anglophones.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et des plateformes d’approvisionnement (par exemple, Oracle).
• Connaissance des processus de chaîne d’approvisionnement, des achats, du suivi des commandes (expediting), de la sous-traitance et de la gestion des matériaux.
• Capacité à analyser les dates de livraison des bons de commande, les échéanciers de projet et les délais des fournisseurs.
• Excellentes aptitudes en résolution de problèmes et capacité à travailler de façon autonome.