Adjoint(e) administratif(ve)

Tu aimerais occuper un poste d’adjoint(e) administratif(ve) au sein d’une entreprise d’ingénierie d’infrastructures municipales en pleine croissance, où tu ferais pleinement partie d’une équipe dynamique ? Tu es une personne organisée, polyvalente, proactive et sympathique ? Nous souhaitons te rencontrer !

Au sein de notre petite équipe multidisciplinaire, tu seras appelé(e) à jouer un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de l’entreprise. Grâce à ta proximité avec les clients et le reste de l’équipe, tu réaliseras tes tâches avec autonomie, confiance et un réel sentiment d’accomplissement en étant la principale adjointe de l’équipe. Ostrada est une entreprise à l’échelle humaine qui conçoit des projets d’infrastructures municipales (aqueduc, égouts, drainage et voirie) qui améliorent le quotidien des citoyens des municipalités du Québec.

Description du poste

• Réviser et effectuer la mise en page de divers documents (devis, lettres, rapports, plans, etc.) ainsi que des publications pour les réseaux sociaux, des infolettres et des articles de blogue pour notre site web ;
• Participer à la préparation des offres de services (réception des documents d’appels d’offres, collecte des informations pertinentes, montage de l’offre de service), au suivi auprès des clients potentiels et au développement de nouveaux marchés;
• Soutenir les chargés de projets dans la planification des rencontres avec les clients ainsi que dans la préparation des documents et des comptes rendus;
• Participer au suivi des comptes à recevoir, en collaboration avec les outils comptables de l’entreprise (Zoho Books);
• Assurer le classement et l’archivage des fichiers et courriels électroniques;
• Coordonner l’accueil et l’intégration des nouveaux employés et soutenir les activités de recrutement;
• Participer aux processus d’amélioration continue de l’entreprise;
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales en administration (ou études pertinentes);
• Avoir une expérience d’au moins 3 à 5 ans dans un poste similaire;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Intérêt pour le domaine de la construction et du génie civil;
• Rigueur, sens de l’organisation et bonne capacité à prioriser;
• Faire preuve de proactivité, d’autonomie et de débrouillardise;
• Excellentes compétences relationnelles et souci du service client;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint);
• Notions et expérience en comptabilité (un atout);
• Connaissance de la suite de logiciel Zoho Books et Zoho Projects (un atout).

Conditions de travail

• Poste entre 25 et 35 heures par semaine, sans temps supplémentaire attendu, une charge pensée pour un réel équilibre travail-vie personnelle;
• Environnement de travail à échelle humaine où ta contribution a un impact réel et où les idées de chacun sont écoutées;
• Taux horaire concurrentiel, selon l’expérience;
• 3 semaines de vacances et 5 jours de congés mobiles par année;
• Horaire et lieu de travail flexible (à discuter);
• Bureau situé à Québec (secteur Lebourgneuf), facilement accessible;
• Importance accordée à la conciliation travail-famille et vie personnelle; 
• Remboursement d’une partie des frais cellulaires;
• Programme vie active;
• Activités sociales et de plein-air régulièrement organisées;
• Possibilités d’évoluer et de prendre en charge de nouvelles responsabilités au fil de ta progression.