Adjoint(e) administratif(ve)

À titre de coordonnateur(trice) en contrôles de projets , vous fournirez un soutien de coordination et administratif à la fonction de contrôles de projets pour les programmes qui vous sont assignés. Vous veillerez à ce que les demandes de changement, les livrables de reddition de comptes, les mises à jour des indicateurs de performance (KPI) et les activités de revue des risques soient adéquatement suivis, documentés et livrés dans les délais prescrits.

Le rôle consiste principalement à maintenir les registres, assurer le suivi des échéanciers, coordonner les contributions des parties prenantes et garantir la rigueur des processus de reddition de comptes en contrôles de projets.

Responsabilités

• Maintenir et mettre à jour le registre principal des demandes de changement et assurer le suivi de celles-ci tout au long de leur cycle de vie;
• Effectuer des suivis auprès des parties prenantes afin de s’assurer que la documentation requise, les analyses d’impacts et les approbations soient soumises dans les délais;
• Maintenir un calendrier principal des livrables en contrôles de projets (rapports hebdomadaires, rapports mensuels, tableaux de bord KPI, réunions de gouvernance et livrables destinés aux clients);
• Coordonner et consolider les informations nécessaires à la production de rapports récurrents;
• Assurer le contrôle documentaire et le suivi des versions des livrables en contrôles de projets;
• Appuyer la coordination des rencontres de revue des risques et assurer le suivi des actions d’atténuation;
• Surveiller les demandes de changement et les actions de mitigation en retard et en aviser le/la gestionnaire des contrôles de projets, au besoin;
• Préparer les ordres du jour et s’assurer que la documentation requise est disponible avant les revues de gouvernance;
• Soutenir la préparation aux audits en veillant à ce que la documentation soit organisée, complète et traçable;
• Fournir un soutien administratif et de coordination général à l’équipe des contrôles de projets.